اقدام اجرایی اخیر
ا،ام شرکت های مالی به حفظ دفاتر و سوابق چیز جدیدی نیست. اما چگونه چنین شرکت هایی ارتباطات کارمندان را در برنامه هایی مانند سیگنال یا واتس اپ پیگیری می کنند؟ این برنامه‌ها می‌توانند به کاربران این امکان را بدهند که پس از گذشت مدت زمان مشخصی، ارتباطات را به‌طور خودکار حذف کنند. استفاده از ارتباطات به اصطلاح زودگذر در قلب تسویه حساب پیشگامانه 1.8 میلیارد دلاری اخیر تنظیم کننده ها بود که شامل برخی از بزرگ ترین نام های وال استریت می شد.[1] این تسویه حساب پس از یک اقدام اجرایی SEC برای ،ابی‌های ثبت سوابق JP M، که شامل همان نوع ارتباطات بود، انجام شد.[2]
SEC و سایر آژانس‌ها به طور فزاینده‌ای نگران برنامه‌هایی هستند که امکان ارسال پیام‌های زودگذر را فراهم می‌کنند. این برنامه‌ها اکتشاف و تحقیقات را پیچیده می‌کنند و مسائل مربوط به غارت و عدم حفظ سوابق را مطرح می‌کنند. در اوایل 14 دسامبر 2018، دفتر بازرسی‌ها و بررسی‌های انطباق SEC یک هشدار خطر صادر کرد که در آن چالش‌ها و خطرات انطباق مشاوران سرمایه‌گذاری با استفاده از تلفن‌های شخصی، برنامه‌های پیام‌رس،، و انواع دیگر ارتباطات برای مقاصد تجاری مشخص شد.[3]
روی صندوق ها و مشاوران سرمایه گذاری ثبت شده تمرکز کنید
بررسی دقیق SEC در مورد نگهداری سوابق پیام های زودگذر، پیش از این، علیرغم هشدار خطر 2018، عمدتاً معطوف به دلالان بوده است. اما دیروز رویترز گزارش داد که کمیسیون بورس و اوراق بهادار در حال انجام یک بازرسی از صندوق های سرمایه گذاری و مشاوران سرمایه گذاری ثبت شده است.[4] گزارش شده است که SEC از صندوق ها و مشاوران خواسته است تا سوابق مربوط به سیاست ها و رویه های خود را برای ارتباطات تجاری خارج از کانال حفظ کنند. به گزارش رویترز، همچنین از شرکت ها خواسته است تا اطلاعاتی در مورد چنین سیاست ها و رویه هایی ارائه دهند.
چگونه رعایت کنیم؟
این برنامه ها مسائل چالش برانگیز مربوط به انطباق را مطرح می کنند. چگونه یک شرکت می‌تواند اطمینان حاصل کند که تمام ارتباطات تجاری که توسط کارمندانش از طریق این برنامه‌های شخص ثالث درگیر شده است را ضبط می‌کند؟
وجود سیاست ها و رویه هایی که برای جمع آوری چنین داده هایی طراحی شده اند ضروری است. اما صرف داشتن خط مشی ها و رویه ها کافی نیست. سیاست ها و رویه ها باید دنبال شود. شرکت ها باید آموزش، آزمایش و اجرا را در رابطه با خط مشی ها و رویه ها ایجاد کنند. آژانس‌ها می‌پرسند که شرکت‌ها برای رسیدگی به حفظ پیام، نظارت بر استفاده از دستگاه‌های شخصی و پیگیری پلت‌فرم‌های پیام‌رس، که برای ارتباطات بین‌فردی شرکت و ارتباطات خارج از شرکت استفاده می‌شوند، چه می‌کنند.
RIA ها می توانند با تهیه فهرستی از پلت فرم های ارتباطی تایید شده (که در صورت استفاده برای ارتباطات تجاری مورد استفاده قرار می گیرند) مطابقت داشته باشند. دریافت گواهینامه های سه ماهه از کارمندان؛ و آموزش کارکنان در مورد ارتباطات تجاری من، و عواقب آن، از جمله خاتمه کار و ارجاع به تنظیم کننده ها، برای نقض خط مشی ها.
پانویسها و منابع
[1] SEC 16 شرکت وال استریت را با ناکامی های گسترده در نگهداری سوابق متهم می کند (27 سپتامبر 2022)، موجود در
[2] جی پی مورگان به ش،ت‌های گسترده در ثبت سوابق اعتراف کرد و با پرداخت 125 میلیون دلار جریمه برای رفع اتهامات SEC موافقت کرد. (17 دسامبر 2021)، موجود در
[3] SEC.gov | مشاهدات از آزمون های مشاور سرمایه گذاری مربوط به پیام های الکترونیکی
جولیا هود نیز در این مقاله مشارکت داشت.
منبع: https://www.natlawreview.com/article/financial-regulators-focus-preservation-ephemeral-messaging