DHS بازرسی مجازی کارفرمایان واجد شرایط از فرم I-9 اسناد اصلی را گزینه دائمی می کند

در 21 ژوئیه 2023، و، امنیت داخلی (DHS) یک قانون نهایی، کدام خواهد بود رسما منتشر شد در 25 ژوئیه 2023، به کارفرمایان واجد شرایطی که فرم تأیید صلاحیت استخدام I-9 را پر می کنند، یک جایگزین اختیاری برای روش بررسی اسناد فیزیکی حضوری که کارفرمایان به ،وان بخشی از فرآیند فرم I-9 دنبال کرده اند، ارائه می دهد. DHS توضیح داد: «این قانون به درس‌های آموخته شده در طول همه‌گیری COVID-19 پاسخ می‌دهد، که مزایای عملی قابل‌توجهی را از یک جایگزین اختیاری برای روش‌های معاینه مستندات فیزیکی مورد نیاز توسط مقررات تأیید صلاحیت شغلی نشان می‌دهد.»

فقط کارفرمای، که در E-Verify ثبت‌نام کرده‌اند و در وضعیت خوبی شرکت می‌کنند، واجد شرایط استفاده از این فرآیند جایگزین اختیاری I-9 خواهند بود.

علاوه بر ا،امی که کارفرمایان باید از E-Verify استفاده کنند، فرآیند تأیید جایگزین اختیاری مست،م انجام موارد زیر در طی سه روز کاری از اولین روز استخدام است:

1. کارمند باید یک کپی از جلو و پشت (اگر سند دو طرفه باشد) از مدارک هویتی و مجوز اشتغال به کارفرما ارسال کند.
2. کارفرما باید کپی اسناد فرم I-9 یا یک رسید قابل قبول را بررسی کند تا مطمئن شود که اسناد ارائه شده به طور منطقی واقعی به نظر می رسد.
3. سپس کارفرما باید یک تعامل ویدیویی زنده با فردی که باید همان مستندات را ارائه کند انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که اسناد به طور منطقی به نظر واقعی و مرتبط با فرد هستند.
4. سپس کارفرما در فرم I-9، با تکمیل کادر مربوطه (که در فرم I-9 به روز شده خواهد بود)، نشان می دهد که یک روش جایگزین برای بررسی مدارک برای تکمیل بخش 2 یا برای تأیید مجدد، در صورت ،وم، استفاده شده است. و
5. کارفرما باید مطابق با مقررات قابل اجرا، یک کپی واضح و خوانا از مدارک (در صورت دو طرفه بودن مدارک از جلو و عقب) نگه دارد.

در صورت ممیزی یا بررسی فرم I-9 توسط یک مقام مربوطه ،ت فدرال، کارفرما باید کپی های واضح و خوانا از مدارک هویت و مجوز استخدام ارائه شده توسط کارمند را برای بررسی مدارک در ارتباط با فرآیند تأیید صلاحیت استخدام در دسترس قرار دهد.

قانون جدید همچنین برای کارفرمایان خاصی که فرم های I-9 را به طور مجازی در طول همه گیری COVID-19 تکمیل کرده اند، تسکین می دهد. کارفرمای، که در E-Verify شرکت می‌،د و پرونده‌هایی را برای کارمند، ایجاد می‌،د که اسنادشان به‌طور مجازی در طول دوره انعطاف‌پذیری COVID-19 (۲۰ مارس ۲۰۲۰، تا ۳۱ ژوئیه ۲۰۲۳) مورد بررسی قرار گرفت، می‌توانند از رویه جایگزین جدید که از ۱ اوت ۲۰۲۳ شروع می‌شود، برای برآورده ، ا،امات مورد نیاز برای بررسی EV20 جدید توسط کارفرمایان استفاده کنند. این محل اقامت برای کارفرمای، که در طول همه‌گیری COVID-19 در E-Verify شرکت کرده‌اند در دسترس است. کارفرمای، که در طول انعطاف‌پذیری COVID-19 در E-Verify ثبت نام نکرده‌اند باید تا 30 اوت 2023 یک معاینه فیزیکی حضوری را تکمیل کنند.

کارفرمایان واجد شرایط ممکن است روش جایگزین را فقط برای استخدام از راه دور ارائه دهند، اما کارفرمایان باید به اعمال روش های معاینه فیزیکی برای همه کارمند، که در محل یا در یک ظرفیت ،یبی کار می کنند ادامه دهند.

کارفرمایان باید فرآیند I-9 مجازی را به روشی بدون تبعیض اتخاذ کنند. کارفرمایان واجد شرایط باید کپی های واضح و خوانا از تمام اسناد ارائه شده توسط کارمندی که به دنبال ایجاد شرایط هویتی و استخدامی برای فرم I-9 از طریق رویه های جایگزین است را حفظ کنند. از سوی دیگر، کارفرمایان E-Verify که رویه‌های I-9 مجازی را اعمال نمی‌کنند، فقط موظفند یک فتوکپی از مدارک مورد نیاز را با فرم I-9 کارمند نگه دارند.

فرم جدید I-9 و دستورالعمل های فرم:

علاوه بر قانون نهایی در مورد جایگزین های اختیاری برای بررسی اسناد حضوری، DHS نیز نسخه جدیدی از فرم I-9 را اعلام کرد، فرم واجد شرایط استخدام، که خواهد بود رسما منتشر شد در 25 جولای 2023، تا با قانون نهایی DHS سازگار باشد. فرم جدید تغییرات خاصی از جمله یک چک با، برای نشان دادن اینکه اسناد فرم I-9 کارمند با استفاده از یک روش جایگزین مجاز DHS مورد بررسی قرار گرفته است را معرفی می کند.

نسخه جدید فرم I-9 [with a version date of “(Rev. 08/01/23)”] از 1 اوت 2023 برای استفاده در دسترس خواهد بود. کارفرمایان می توانند از نسخه فعلی فرم I-9 (Rev. 10/21/19) تا 31 اکتبر 2023 استفاده کنند. پس از 31 اکتبر 2023، نسخه قبلی فرم I-9 منسوخ خواهد شد و دیگر برای استفاده معتبر نخواهد بود. از اول نوامبر 2023، کارفرمای، که از فرم I-9 (Rev. 08/01/23) استفاده نکنند، ممکن است مشمول همه مجازات‌های قابل اجرا شوند.

فرم جدید I-9 شامل دو بخش و دو مکمل است:

1. بخش 1 فرم به جمع‌آوری اطلاعات شناسایی در مورد استخدام جدید ادامه می‌دهد و از کارمند می‌خواهد که تابعیت ایالات متحده، تبعه غیر شهروند، مقیم دائم قانونی یا غیر شهروند مجاز به کار در ایالات متحده را تأیید کند.
2. بخش 2 فرم به جمع آوری اطلاعات شناسایی کارفرما و اطلاعات مربوط به هویت کارمند و مجوز استخدام ادامه می دهد.
3. ضمیمه A، گواهی تهیه کننده و/یا مترجم برای بخش 1 (که قبلاً در پایین بخش 1 قرار داشت)، زم، تکمیل می شود که کارمندان تهیه کنندگان و/یا مترجمان به آنها در تکمیل بخش 1 فرم I-9 کمک کنند.
4. مکمل B، تأیید مجدد و استخدام مجدد (قبلاً بخش 3)، در درجه اول برای تأیید ادامه مجوز استخدام کارمند و سایر تغییرات استفاده می شود.

خدمات شهروندی و مهاجرت ایالات متحده (USCIS) تغییرات خاصی را در فرم جدید به روز شده I-9 و دستورالعمل های فرم اعمال می کند، از جمله موارد زیر:

تغییرات در فرم واقعی I-9:

1. بخش های 1 و 2 را به یک ورق یک طرفه کاهش می دهد. در حالی که فرم جدید هیچ فیلد قبلی را حذف نمی کند، در صورت امکان چندین فیلد را در فیلدهای کمتری ادغام می کند.
2. بخش 1 بخش گواهینامه تهیه کننده/مترجم را به یک مکمل جداگانه و مستقل منتقل می کند (ضمیمه A).
3. بخش 3 Reverification and Rehire را به یک مکمل جداگانه و مستقل (مکمل B) برای استفاده در وضعیت استخدام مجدد یا تأیید مجدد منتقل می کند.
4. استفاده از “بیگانه مجاز به کار” را در بخش 1 حذف می کند و آن را با “غیر شهروند مجاز به کار” جایگزین می کند. USCIS همچنین تفاوت بین “اتباع غیر شهروند” و “غیر شهروند مجاز به کار” را روشن کرده است.
5. اطمینان حاصل می کند که فرم را می توان در رایانه لوحی و دستگاه های تلفن همراه پر کرد.
6. ویژگی های خاصی را حذف می کند تا اطمینان حاصل شود که فرم می تواند به راحتی بارگیری شود. این همچنین ا،ام وارد ، “N/A” را در فیلدهای خاص حذف می کند.
7. اطلاعیه بالای فرم I-9 را به روز می کند که نحوه جلوگیری از تبعیض در فرآیند فرم I-9 را توضیح می دهد.
8. صفحه فهرست اسناد قابل قبول را بازبینی می کند تا شامل برخی رسیدهای قابل قبول و همچنین راهنمایی و پیوندهایی به اطلاعات مربوط به تمدید خودکار اسناد مجوز استخدام شود.
9. کادری را اضافه می کند که کارفرمایان واجد شرایط باید بررسی کنند که آیا اسناد فرم I-9 کارمند تحت یک روش جایگزین مجاز DHS به جای معاینه فیزیکی بررسی شده است یا خیر.

تغییرات در دستورالعمل های فرم I-9:

1. طول دستورالعمل ها را از 15 صفحه به 8 صفحه کاهش می دهد.
2. تعاریف بازیگران کلیدی در فرآیند فرم I-9 را اضافه می کند.
3. مراحلی را که هر بازیگر برای تکمیل بخش خود از فرم انجام می دهد ساده می کند.
4. دستورالعمل‌هایی را برای استفاده از کادر تأیید جدید برای کارفرمای، که اسناد فرم I-9 را تحت یک روش جایگزین بررسی می‌کنند، اضافه می‌کند.
5. نمودارهای اختصاری را حذف می کند و آنها را به M-274، Handbook for Employers: Guidance for Complete Form I-9 منتقل می کند.

DHS همچنین تصریح می کند که، کارفرمایان نیازی به تکمیل فرم جدید I-9 (Rev. 08/01/23) برای کارمندان فعلی که قبلاً فرم I-9 را به درستی تکمیل شده در پرونده دارند، ندارند، مگر اینکه تأیید مجدد پس از 31 اکتبر 2023 اعمال شود.

از 1 اوت 2023، کارفرمایان می توانند فرم جدید I-9 (Rev. 08/01/23) را از سایت دانلود کنند. وب سایت USCIS.