راهنمای الگوی کلی برای ایجاد یک برنامه اقدام اصلاحی

اگر شرکت مراقبت های بهداشتی شما با یک حسابرسی توسط آژانس‌های فدرال یا یک بیمه‌گر خصوصی، و ممیزی اشتباهات شدید یا سیستمی صورت‌حساب را کشف کرده است، احتمالاً پرداخت‌کننده از شما درخواست خواهد کرد که یک برنامه اقدام اصلاحی برای جلوگیری از این خطاها در آینده ایجاد و اجرا کنید. عدم اتخاذ طرحی که پرداخت کننده را راضی کند، می تواند منجر به حذف شرکت مراقبت های بهداشتی شما از برنامه های مراقبت های بهداشتی با بودجه عمومی شود، اگر پرداخت کننده ،ت باشد، یا اگر پرداخت کننده یک شرکت بیمه خصوصی باشد، قرارداد خود را از دست بدهد.

در اینجا راهنمای ایجاد یک الگوی کلی است که می تواند برای حمایت از یک برنامه اقدام اصلاحی رضایت بخش استفاده شود.

الگوی “IERAIF”.

برنامه های اقدام اصلاحی خوب عموماً از الگوی “IERAIF” پیروی می کنند. این یادگاری مخفف عبارت زیر است:

• شناسایی کنید

• ارزیابی کنید

• تحلیل علل ریشه ای

• برنامه عملیاتی

• پیاده سازی

• پیگیری

هر مرحله بسیار اساسی است، اما برای یک برنامه کاربردی نیز ضروری است. پرداخت کنندگ، که از شما می خواهند برای ادامه صدور صورتحساب برای خدمات بهداشتی و درم،، برنامه اقدام اصلاحی را اجرا کنید، انتظار دارند که هر مرحله در برنامه شما وجود داشته باشد، جزئیات هر یک کامل و فراگیر باشد، و تدارکات لازم برای اجرای هر بخش از طرح قابل اجرا هستند

در حالی که همه برنامه‌های اقدام اصلاحی قابل قبول بر اساس الگوی IERAIF ساخته نشده‌اند، ا،ر آنها از آن به ،وان نقطه شروع استفاده می‌کنند.

شناسایی مشکل

اولین قدم در هر برنامه اقدام اصلاحی موثر، شناسایی مشکل است.

خبر خوب این است که نتایج حسابرسی یا بررسی رویه های صورتحساب شرکت شما معمولاً مسائل را شناسایی و جدا می کند. در بسیاری از موارد، نتایج ممیزی به اندازه کافی کامل و دقیق است تا بتو،د از آن به ،وان مبنایی برای برنامه اقدام اصلاحی خود استفاده کنید.

به هر حال همیشه درست نیست. بسیاری از بررسی‌ها نتایج متناقضی یا گیج‌کننده دارند یا جزئیات کافی در مورد مشکلات صورت‌حساب ادعایی ارائه نمی‌کنند تا در شناسایی دامنه موضوع مفید باشند. گاهی اوقات باید با حسابرس گفتگو کنید تا در مورد مشکلات صورت‌حساب اطلاعات بیشتری ،ب کنید یا حتی باید یک ممیزی داخلی انجام دهید تا به اندازه کافی در مورد مسائل یاد بگیرید تا شروع به ایجاد یک برنامه اقدام اصلاحی برای رفع آنها کنید.

دامنه مسئله را ارزیابی کنید

هنگامی که مسئله صورتحساب مشخص مشخص شد، گام بعدی در هر برنامه اقدام اصلاحی مؤثر باید ارزیابی دامنه و شدت مشکل باشد. آیا این یک ناهنجاری مجزا است یا یک مشکل سیستمیک است که صدها یا به طور بالقوه حتی هزاران بار تکرار شده است؟

این ارزیابی برای درک اینکه چقدر پاسخ شما نیاز به فشار دارد ضروری است. همه خطاهای صورت‌حساب قابل توجه هستند، زیرا می‌توانند ممیزی‌های تهاجمی و ناخوشایند را ایجاد کنند که منجر به یافته‌های عدم انطباق و مطالبات بازپرداخت هزینه اضافی می‌شود. با این حال، اگر موضوع سیستمیک بود، هزینه‌های آن هزینه‌های اضافی به‌طور تصاعدی بالاتر خواهد بود و احتمال قطع شدن شرکت مراقبت‌های بهداشتی شما از یک منبع مالی حیاتی نیز افزایش می‌یابد.

تجزیه و تحلیل علت ریشه ای

یافتن مشکل صورتحساب تنها باید اولین مرحله تشخیصی در یک برنامه اقدام اصلاحی باشد. خطاهای صورت‌حساب اغلب به دلیل چیزی عمیق‌تر در شرکت شما ایجاد می‌شوند، و جستجوی خطا برای یافتن علت اصلی برای جلوگیری از وقوع آن در آینده ضروری است.

برخی از علل ریشه ای رایج برای اختلاف صورت حساب عبارتند از:

• جلسات و مواد آموزشی ناکافی یا گیج کننده

• پروتکل های منسوخ انطباق

• اجرای ضعیف آن پروتکل های انطباق

• سهل انگاری کارمند

• فقدان آموزش مداوم یا پیگیری

اگر علت اصلی مشکل صورت‌حساب برطرف نشود، مشکلات ادامه خواهند داشت. از آنجایی که این نگر، اصلی پرداخت کننده شما است که خواستار یک برنامه اقدام اصلاحی است، می تو،د مطمئن باشید که این بخش از برنامه بیشتر توجه آنها را به خود جلب خواهد کرد.

برنامه اقدام

بخش دیگری از برنامه اقدام اصلاحی شما که مطمئناً در کانون توجه پرداخت کننده شما قرار می گیرد، خود برنامه اقدام است. در این بخش از طرح توضیح داده می شود که چگونه شرکت مراقبت های بهداشتی شما قصد دارد تا علت اصلی مشکلات صورت حساب را اصلاح کند. این جزئیات اقدامات اصلاحی پیشنهادی است که انجام خواهد شد و به ،وان پروتکل برای مغایرت‌های صورت‌حساب آینده با ماهیت مشابه عمل خواهد کرد.

پرداخت کنندگان انتظار دارند که این بخش از طرح شما به طور کامل به وضعیت رسیدگی کند و به اندازه کافی جدی باشد که آنها را مطمئن سازد که در آینده مجبور نخواهند شد دوباره موضوع صورتحساب را بررسی کنند.

برخی از برنامه های اقدام رایج عبارتند از:

• ارائه آموزش های تکمیلی به پرسنل صورتحساب

• خاتمه دادن به کدگذاران پزشکی که مسئول مغایرت بودند

• به روز رس، مطالب آموزشی

• اجرای مک،سم های انطباق

• انجام ممیزی داخلی

• اتخاذ رویه های تأیید برای فاکتورها قبل از ارسال

• ارائه مشوق هایی برای صدور صورت حساب بدون خطا یا اعمال جریمه برای عدم رعایت

به ،وان دکتر نیک اوبرهایدن، شریک موسس شرکت ملی حقوقی انطباق شرکتی Oberheiden PC و وکیل طرح اقدام اصلاحی، اغلب به مشتریان شرکتی خود می گوید: “کلید برنامه اقدام این است که پرداخت کننده را راضی کند و در عین حال کنترل کامل بر نحوه عملکرد شرکت مراقبت های بهداشتی شما را حفظ کند. شما می‌خواهید پرداخت‌کننده شما مطمئن باشد که مشکلات صورت‌حساب که در حسابرسی آنها آشکار شد، دوباره تکرار نمی‌شوند. با این حال، شما همچنین می خواهید از تحمیل چنین تدابیر انطباق سختگیرانه ای برای شرکت خود اجتناب کنید که نتیجه شما متضرر شود.

پیاده سازی اصلاحات

برنامه های اقدام اصلاحی همچنین باید نحوه اجرای راه حل ها را در شرکت شما شرح دهد. روش های مختلفی برای اجرای اقدامات اصلاحی وجود دارد. بسیاری از مدیران شرکت های مراقبت های بهداشتی که سعی می کنند برنامه های خود را ایجاد کنند با این مرحله دست و پنجه نرم می کنند زیرا توصیف فرآیند اقدام اصلاحی می تواند دشوار باشد. با این حال، پرداخت کننده شما اغلب انتظار جزئیات مربوط به تدارکات را دارد تا بداند که آیا طرح شما در عمل امکان پذیر است یا خیر.

پیگیری

بدون پیگیری مؤثر، برنامه‌های اقدام اصلاحی ممکن است ظاهراً رفع مشکلات صورت‌حساب را نشان دهد. پرداخت کنندگان نسبت به این امکان محتاط هستند و اغلب خواستار حسابرسی بعدی هستند تا اطمینان حاصل شود که اصلاحات ذکر شده در طرح در واقع موفقیت آمیز بوده و مشکلات صورتحساب که برنامه را ضروری می کند، مربوط به گذشته است.

نتیجه

ایجاد یک برنامه اقدام اصلاحی مؤثر و خود می‌تواند تضمین کند که می‌تو،د به تجارت با یک بیمه‌گر خصوصی یا برنامه مراقبت‌های بهداشتی با بودجه ،تی ادامه دهید. الگوی IERAIF می‌تواند نقطه شروع مفیدی باشد تا اطمینان حاصل شود که همه پایه‌های لازم در برنامه خود را در یک فرآیند گام به گام پوشش می‌دهید.